Por John Russo, Procurador de Justicia y Courtney Ruby, Auditor de Oakland
Recientes acusaciones han perturbado severamente la confianza del público en el Ayuntamiento. A los ojos del público, Oakland ha fallado en manejar los servicios públicos de la forma más ética, abierta y transparentemente posible.
Con los recientes cambios en el Ayuntamiento, el Concilio de la Ciudad tiene la oportunidad de mejorar las prácticas y normas no funcionales que han permitido a ciertos oficiales operar con poca transparencia o responsabilidad.
En primer lugar en la lista de mejoras del Concilio debería estar la política de la retención y resguardo de los archivos públicos.
En el momento en que fuimos electos los “guardianes” del ayuntamiento, nosotros nos preocupamos seriamente acerca de las políticas sobre el manejo de los archivos, especialmente de la política que indica borrar sistemáticamente los correos electrónicos de nuestros servidores después de tan sólo treinta días.
En estos días, la mayoría de los servicios y comunicación del ayuntamiento son realizados a través del correo electrónico. Borrar permanentemente información importante pone un halo de misterio en el trabajo del personal y deja a los oficiales públicos sin responsibilidad alguna de sus acciones. Los ciudadanos escuchan la vieja excusa de “los errores pasan.” Pero la documentación que muestra qué errores se hicieron y quién los hizo nunca ve la luz del día.
También es difícil para nosotros, tus electos “guardianes” (el procurador y el auditor de Oakland) hacer nuestro trabajo si la información primordial no se puede encontrar o si testimonios claves en asuntos legales son borrados de nuestros servidores después de tan solo un mes.
Con el creciente número de casos legales, destruir los correos electrónicos expone al ayuntamiento a una seria e inecesaria responsabilidad en caso de que esa información sea necesaria para un juicio. Muchas compañías han perdido veredictos multimillonarios en casos donde no se pudieron proveer los archivos de los correos electrónicos. El costo legal y financiero para el ayuntamiento en caso de una demanda va mucho más allá si en cambio se implementará un sistema donde se protegieran los archivos –electrónicos y en papel– por un tiempo razonable.
Hace más de un año, el Auditor y Procurador de Oakland aconsejaron a la administración en organizar un comité especializado en mejorar las políticas del mantenimiento de los archivos. Sin embargo, cuando insistimos en cambiar la norma de borrar información después de treinta días, se nos excluyó de las juntas directivas por orden del antiguo administrador de la ciudad.
El ayuntamiento tiene la responsablilidad como entidad pública de conservar los archivos –electrónicos y en papel– para beneficio de sus usuarios, el público. Con el interés de una responsabilidad real y transparencia, Oakland debería mantener estándares de alto nivel.